Wie Aït Transport seine durchschnittliche Zahlungsfrist in 3 Monaten senkte.

Wie Aït Transport seine durchschnittliche Zahlungsfrist in 3 Monaten senkte. Ohne einen Credit Manager einzustellen. Ohne Kundenbeziehungen zu belasten. Wir beladen einen Lkw, fahren, liefern. Drei Monate später laufen wir der Rechnung immer noch hinterher. Ich finanzierte Kraftstoff und Fahrergehälter aus der Kasse vor. Cleavr hat unsere Einzugszeit stark reduziert. Heute unterschreibe ich einen neuen Transport, ohne mich zu fragen, wie viele Monate ich ihn vorfinanzieren muss. Mehdi Aït-Tahar, Geschäftsführer, Aït Transport Das Unternehmen Französisches KMU im B2B-Transport und in der Logistik. ≈ 50 Mitarbeitende, 5 Mio. € Umsatz. Fracht und Versand für Industriekunden, KMU aus dem Bausektor und einige große Distributionskunden. 100% B2B-Abrechnung nach Lieferung, Zahlungsziele von 30 oder 45 Tagen. Der Ausgangspunkt Die Buchhaltung wurde von zwei Personen geführt, von denen nur eine teilweise am Inkasso arbeitete, zusätzlich zur täglichen Buchhaltung. Kein Credit Manager, kein dediziertes Tool: Mahnungen wurden manuell per E-Mail und Telefon erledigt, wenn Zeit war, was während Monatsabschluss oder Urlaub selten war. Auslöser war ein Quartal, in dem überfällige Forderungen den Cashflow belasteten: Eine Flottenerneuerung und Fahrerlöhne mussten vorfinanziert werden, während ein ungewöhnlich hoher Umsatzanteil in unbezahlten Rechnungen festhing. Das Rechnungsportfolio rund 400 bis 500 ausgestellte Rechnungen pro Monat (eine Rechnung pro Sendung: moderater Betrag, hohes Volumen) zehn Konten standen für fast 40% der Forderungen: konzentriertes Risiko, überwiegend große industrielle Versender eine lange Reihe kleiner Kunden (Handwerker, Bau-KMU), die aus Gewohnheit spät zahlen, ohne echten Streitfall Verzögerungen hingen oft an einem nicht unterschriebenen Lieferschein, einem fehlenden Frachtbrief oder einer Lieferqualitätsstreitigkeit, die nicht rechtzeitig eskaliert wurde Die Diagnose war klar: Das Problem war nicht Ausfallrisiko (niedrig), sondern Durchlaufzeit. Das Geld kam herein, nur zu spät, und zum Preis eines fragmentierten manuellen Workflows. Der Workflow vor Cleavr manueller Export der OP-Liste aus dem ERP, bestenfalls einmal pro Woche Mahnungen aus dem Gedächtnis, nach gefühlter Priorität, nicht nach Regel kleine Beträge wurden aus Zeitmangel ignoriert, trotz relevantem kumuliertem Volumen kein zentraler Austauschverlauf: dieselbe Rechnung konnte zweimal oder gar nicht gemahnt werden Lieferstreitfälle (fehlender Lieferschein, Schäden, Verzögerungen) tauchten spät auf, meist als der Kunde schon deutlich überfällig war Der Workflow nach Cleavr Die Logik wechselte: von wir mahnen, wenn wir Zeit haben zu einem systematischen, getakteten, differenzierten Prozess nach Kundentyp und Verzug. Der Mensch verschwand nicht; er wurde dort eingesetzt, wo er Wert schafft (sensible Konten, Verhandlung, Lieferstreitfälle). Im ersten Monat wurden zwei wichtige Anpassungen vorgenommen: ein sanfterer Ton für strategische große Versender (Eskalation über Vertrieb statt automatisiertem bestimmtem Dunning) und eine separate Regel für Lieferstreitfälle, die den automatischen Zyklus verlassen und zur menschlichen Prüfung gehen. T − 3: Höfliche Vor-Fälligkeitserinnerung (E-Mail), mit Zahlungslink, Rechnungs-PDF und passendem Lieferschein T + 1: Erste Mahnung nach Fälligkeit, neutraler Ton, Kreditorenkontakt in CC T + 8: Follow-up + automatische Erkennung einer möglichen Lieferstreitfall-Antwort T + 15: Bestimmte Mahnung, Eskalation an den kommerziellen Account-Kontakt T + 25: Formelles Mahnschreiben für menschliche Validierung vorbereitet (nicht automatisch gesendet) Das messbare Ergebnis Durchschnittliche Zahlungsfrist: 68 Tage → 41 Tage (−40%) Überfällig > 30 Tage: 182 Tsd. € → 92 Tsd. € Überfällige Rechnungen: ≈ 100 / Monat → ≈ 42 / Monat Zeit für Mahnungen: ≈ 6 Std. / Woche → < 1 Std. / Woche Lieferstreitfälle früh erkannt: Fall für Fall → systematisch, unter 5 Tagen Der sichtbarste Gewinn ist nicht nur die Reduktion der Zahlungsfrist um 27 Tage, eine Verbesserung von 40%: Es ist die Rückgewinnung von fast 5 Stunden pro Woche in der Buchhaltung und das Ende vergessener Mahnungen. Der Cashflow wurde vorhersehbar, was direkt die Flottenfinanzierung ermöglichte, mit der das Projekt begann. Heute unterschreibe ich einen neuen Transport, ohne mich zu fragen, wie viele Monate ich ihn vorfinanzieren muss. Mehdi Aït-Tahar, Geschäftsführer, Aït Transport Fünf Learnings, die ein Finanzteam wiederverwenden kann Kadenz schlägt Ton: Legen Sie einen Rhythmus fest, bevor Sie automatisieren: Regelmäßigkeit schlägt Raffinesse. Die Long Tail nicht ignorieren: Mahnen Sie kleine Beträge genauso wie große; das kumulierte Volumen treibt die durchschnittliche Verzögerung. Segmentieren: Behandeln Sie strategische Versender separat, über kommerzielle Eskalation, nicht über automatisiertes bestimmtes Dunning. Streitfälle aus dem Zyklus nehmen: Einen Lieferstreitfall (Schein, Schäden, Konformität) früh zu erkennen spart mehr Tage als eine aggressive Mahnung. Menschen bei sensiblen Anrufen behalten: Die formelle Mahnung wird weiterhin von einem Menschen validiert; Automatisierung bereitet vor, sie entscheidet nicht.

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